Làm Thế Nào để Cải Thiện Hiệu Quả Và Năng Suất, Hoặc Làm Thế Nào để Tổ Chức Bản Thân?

2024 Tác giả: Harry Day | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 15:56

Nếu nhìn vào một người hiện đại, có thể dễ dàng nhận thấy rằng tốc độ và sự phức tạp của những việc bây giờ cần phải xử lý trong cuộc sống đã tăng lên gấp bội với khối lượng những việc phải làm cách đây 50 năm.

Mọi người rất vội, nhưng không kịp. Cuộc sống của một người bình thường được lấp đầy với các sứ giả khác nhau, các dịch vụ xã hội. mạng, email và hàng tá thứ gây xao nhãng khác ảnh hưởng đến hiệu quả và năng suất mỗi ngày. Trong khi đó, hiệu quả và năng suất cá nhân là chìa khóa thành công, mức độ và chất lượng cuộc sống của bạn phụ thuộc vào chúng.

Chỉ có 24 giờ trong một ngày. Thành công tương đương với những gì bạn hoàn thành trong thời gian đó. Do đó, nhiều người mơ thấy giờ 25 và 26 trong ngày. Nhưng để thành công, không nhất thiết phải thay đổi máy đo thời gian tự nhiên. Việc xem xét lại cách tiếp cận làm việc của bạn là đủ và đây là những gì chúng tôi sẽ làm trong bài viết này:

- Trò chơi nên có giá trị ngọn nến … Bạn không nên lãng phí vào những việc vô nghĩa và không quan trọng. Hãy tưởng tượng bạn sẽ có bao nhiêu thời gian nếu bạn loại bỏ những công việc hàng ngày và không cần thiết khỏi lịch trình của mình.

- Làm việc vì kết quả … Mục tiêu của bạn là gì? Bạn muốn đạt được điều gì vào cuối năm? Đáng ngạc nhiên là rất ít người có thể trả lời rõ ràng những câu hỏi này. Quyết định những gì bạn muốn (khởi động một công ty khởi nghiệp, được thăng chức, tăng thu nhập, v.v.) và tự tin hướng tới mục tiêu của bạn, dành ít nhất ba giờ mỗi ngày để thực hiện nó.

- Sự sạch sẽ của không gian làm việc. Tổ chức nơi làm việc của bạn. Máy tính để bàn lộn xộn khiến bạn khó tập trung, vì trong không khí hỗn loạn, bạn khó có thể tập trung chú ý vào chi tiết công việc phía trước. Thu dọn giấy tờ và lưu trữ những thư mục không cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp suy nghĩ của mình và hoàn thành nhiệm vụ trong tầm tay một cách hiệu quả.

- Trạng thái luồng. Khái niệm dòng chảy được phát triển bởi Giáo sư Tâm lý học Mihai Csikszentmihalyi. Theo nghiên cứu của ông, trạng thái dòng chảy xảy ra khi một vấn đề vừa khó, vừa có thể giải quyết vừa thú vị. Nếu nhiệm vụ bạn phải làm quá khó khăn, bạn không biết phải làm thế nào để tiếp cận nó, thì bạn sẽ cảm thấy lo lắng. Ngược lại, nếu nhiệm vụ quá dễ dàng, bạn cảm thấy nhàm chán, thậm chí không muốn nhận nó.

Để làm việc theo dòng chảy, hãy tìm một nơi vắng vẻ (văn phòng hoặc quán cà phê gần văn phòng - điều đó không quan trọng) và đắm mình trong quá trình này. Trong trường hợp này, các nhiệm vụ cùng loại nên được nhóm lại với nhau và giải quyết theo khối.

- Tác vụ đơn … Khả năng đa nhiệm không tăng, nhưng làm giảm hiệu suất cá nhân. Ngược lại:

1 Cô ấy đang mệt mỏi. Khi bạn bám vào thứ này hay thứ khác cả ngày nhưng không thấy kết quả, bạn cảm thấy hoàn toàn bị choáng ngợp. Thay vì sự hài lòng từ những nhiệm vụ đã hoàn thành - sự thất vọng và căng thẳng.

2 Nó đánh vào chất lượng. Làm nhiều việc cùng một lúc, có khả năng cao bạn mắc sai lầm ở một trong số chúng (hoặc từng việc). Kết quả là, bạn sẽ phải làm lại và chịu lỗ (tạm thời, tài chính, v.v.).

3 Cô ấy phá hủy các mối quan hệ xã hội. Càng nhiều luồng thông tin, càng khó quản lý chúng. Nếu bạn đang viết một bức thư cho đối tác của mình và đồng thời nói chuyện điện thoại với vợ, thì đừng ngạc nhiên khi bạn nhận được từ cả hai rằng bạn đang thiếu chân thành hoặc thiếu chú ý.

Để hiệu quả hơn, hãy chuyển sang chế độ tác vụ đơn lẻ.

- Lập kế hoạch hàng ngày … Làm việc mà không có mục tiêu cụ thể là vô nghĩa, vì vậy trước khi bắt đầu, hãy lập kế hoạch hành động trong ngày. Dành 15 phút để ghi lại các nhiệm vụ hiện tại của bạn và sau đó xếp hạng chúng. Sau đó, bạn có thể yên tâm bắt tay vào công việc, các nhiệm vụ của bạn sẽ được hệ thống hóa và các hành động của bạn sẽ được sắp xếp theo thứ tự. Nhiều người cho rằng việc lập kế hoạch là lãng phí thời gian, nhưng những người sử dụng nó đều biết rằng nó làm tăng năng suất chuyên môn đến mức nào.

- Quy tắc hai phút … Nếu nhiệm vụ mất ít hơn 2 phút, chỉ cần làm điều đó! Chúng tôi thực hiện hàng tá việc có thể thực hiện đúng nghĩa đen trong 2 phút sau đó, thổi phồng toàn bộ vấn đề ra khỏi chúng. Đổ rác, trả lời tin nhắn, gọi cho bộ phận trợ giúp - danh sách các việc cần làm kéo dài hai phút có thể được tiếp tục vô thời hạn. Vâng, không phải tất cả các tác vụ dường như đơn giản đều chỉ mất đúng 2 phút. Nhưng bạn càng ít “hòa hợp với tinh thần”, thì càng có nhiều thời gian dành trực tiếp cho hoạt động.

- Sự ưu tiên … Không có quá nhiều thời gian trong ngày để theo kịp mọi thứ, vì vậy điều quan trọng là phải đặt ra những thứ tự ưu tiên phù hợp trong công việc. Hãy cố gắng hoàn thành những công việc cấp bách và quan trọng nhất trước.

- Chân không thông tin … Rút phích cắm điện thoại của bạn và không kiểm tra hộp thư đến email của bạn. Nếu bạn đang có kế hoạch bắt đầu một nhiệm vụ khó khăn, hãy cố gắng tập trung vào nó nhiều nhất có thể. Bảo vệ bạn khỏi các cuộc gọi điện thoại, tin nhắn SMS và email làm mất tập trung. Có vẻ như mỗi hành động này sẽ chỉ diễn ra trong vài phút, nhưng quá trình suy nghĩ của bạn sẽ bị gián đoạn. Do đó, bạn sẽ phải dành nhiều thời gian và công sức hơn để hoàn thành nhiệm vụ chính.

- Thời hạn … Nhiều người coi thời hạn là điều kinh khủng, bởi vì nếu không được đáp ứng, họ sẽ gặp rắc rối. Trên thực tế, thời hạn là kỷ luật tuyệt vời, có nghĩa là chúng giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Khi xử lý một trường hợp cụ thể, hãy nhớ cho biết thời gian bắt đầu và kết thúc của nó. Biết được thời hạn kết thúc công việc, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch và phân bổ công sức cũng như thời gian của mình. Nhưng hãy cẩn thận - đừng đặt thời hạn "quá khổ". Hãy nhớ rằng: công việc luôn lấp đầy thời gian dành cho nó (Định luật Parkinson).

- Nghỉ ngơi là trên hết. Chỉ có rô-bốt mới có thể hoạt động mà không bị gián đoạn và thậm chí những rô-bốt còn hỏng hóc theo thời gian. Tuy nhiên, nhiều người trong chúng ta cảm thấy tội lỗi nếu chẳng hạn, chúng ta uống cà phê quá lâu vào bữa trưa. Một người không thể làm việc hiệu quả 100% cả ngày. Sự tập trung giống như một cơ bắp - bạn cần nghỉ ngơi để làm việc hiệu quả. 15 phút giải lao sẽ "khởi động lại" bộ não của bạn, và bạn sẽ lại sẵn sàng thực hiện các công việc với sự tập trung và cống hiến thích hợp.

- Cắt lát mịn … Chia một nhiệm vụ lớn thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn. Một nhiệm vụ phức tạp thường tốn rất nhiều thời gian và công sức. Để dễ dàng đối phó với nhiệm vụ trước mắt, hãy chia nó thành nhiều nhiệm vụ trung gian. Điều này sẽ giúp phân bổ đồng đều các điểm mạnh của bạn và ở mỗi giai đoạn này sẽ thấy được kết quả từ công việc đã hoàn thành. Điều này sẽ làm cho quá trình diễn ra nhanh hơn!

- Sử dụng công nghệ. Những đột phá về công nghệ trong thế kỷ trước đã giúp bạn dễ dàng hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn trong thời gian ngắn hơn. Do đó, hãy tiếp thu các xu hướng, thiết bị và chương trình mới đang nổi lên. Tại sao không tận dụng một nguồn tăng năng suất.

- Sự kỳ diệu của những con số. Bạn có thể tác động đến tình huống tốt hơn khi bạn hiểu nó thông qua các con số. Theo dõi tất cả các chỉ số quan trọng đối với bạn. Ví dụ, từ số giờ làm việc và các báo cáo được chuẩn bị cho đến năng suất mỗi giờ làm việc. Sử dụng hệ thống báo cáo, phần mềm quản lý dự án, SharePoint, trang chia sẻ Google Tài liệu, bảng lập kế hoạch hoặc chỉ một bảng trắng để theo dõi các chỉ số quan trọng của nhóm.

Bằng cách làm theo các hướng dẫn đơn giản này, bạn có thể tăng hiệu quả và năng suất bằng cách làm việc ít hơn - đạt được nhiều hơn.

Nếu bạn muốn hình thành hệ thống tự tổ chức của riêng mình cho phép bạn lười biếng và không yêu cầu bạo lực đối với bản thân, chương trình sẽ giúp bạn trong việc này: TỰ TỔ CHỨC BĂNG KEO KHÔNG BẠO LỰC.

Chà, nếu bạn quyết định tăng tính tự tổ chức ở mức tối đa, thì hãy làm quen với chương trình này: NÂNG CAO TỰ TỔ CHỨC.

Đó là tất cả. Cho đến lần sau. Trân trọng Dmitry Poteev.