2024 Tác giả: Harry Day | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 15:56
Một lần, với tư cách là trưởng bộ phận nhân sự mới vào sản xuất, tôi đã háo hức chờ đợi cuộc họp đầu tiên của ban giám đốc nhà máy. Tôi đã tưởng tượng nhóm quản lý sẽ làm việc hiệu quả như thế nào vì lợi ích của nhóm.
Cấp dưới của tôi, một thanh tra của bộ phận nhân sự, người đã làm việc ở đây gần 50 năm, đã không chia sẻ những kỳ vọng tươi sáng của tôi. “Đừng ngạc nhiên khi bộ phận nhân sự sẽ bị đổ lỗi cho tất cả các vấn đề của nhà máy. Đừng khó chịu vì tình trạng này, các nhà lãnh đạo cần phải xả hơi và tìm ra người có tội. Và hình thức của cuộc họp sẽ giống như một phiên chợ hơn là một cuộc họp có tổ chức của các đồng nghiệp cần đi đến một quyết định chung."
Quả thực, cuộc họp khiến tôi thiếu tính xây dựng. Tất cả họ đều nói thực tế cùng một lúc, không nghe thấy nhau và không nhớ chương trình nghị sự. Kết quả là, các vấn đề “nhức nhối” vẫn chưa được giải quyết và tất cả thời gian được dành cho việc thảo luận về những chi tiết không đáng kể. Đã 10 năm trôi qua kể từ đó, nhưng theo các nhà quản lý từ nhiều công ty khác nhau, các cuộc họp tương tự vẫn đang được tổ chức.
Tôi có thể đề xuất điều gì với tư cách là một huấn luyện viên để giữ cho các cuộc họp mang tính xây dựng và hiệu quả? Xem xét yêu cầu và tìm kiếm các phương pháp hay nhất để thực hiện nó. Trước tiên, hãy phân tích xem bạn có thực sự cần tiến hành một cuộc họp hay bạn có thể thực hiện với một hình thức truyền thông nội bộ khác không?
Khi nào tổ chức cuộc họp?
1. Cần có sự thảo luận nhóm về một vấn đề hoặc nhiệm vụ
2. Cần phải chia sẻ thông tin quan trọng với nhóm và lắng nghe ý kiến của các thành viên về vấn đề này.
3. Muốn thu thập số lượng tối đa các ý tưởng và quan điểm về một vấn đề quan trọng
4. Có một vấn đề nào đó ảnh hưởng đến mục tiêu của hầu hết cấp dưới của bạn.
5. Bạn có biết rằng nhóm muốn tập hợp lại và cùng nhau giải quyết một số vấn đề, đồng thời phân phối trách nhiệm thực hiện nó
Khi nào bạn không nên tổ chức một cuộc họp?
1. Sử dụng các công cụ giao tiếp khác mà không làm giảm hiệu suất sẽ có ý nghĩa
2. Nhiệm vụ khẩn cấp / quan trọng và sự chậm trễ trong việc giải quyết có thể phải trả giá quá đắt
3. Câu hỏi quá cá nhân để đưa nó ra thảo luận chung
4. Không đủ thời gian để chuẩn bị và tiến hành cuộc họp
5. Muốn sử dụng cuộc họp như một công cụ để trừng phạt ai đó từ cấp dưới
Tất cả điểm mười có thể được tóm gọn trong một câu. Tiến hành họp khi có nhu cầu làm việc nhóm và không tổ chức họp nếu không có nhu cầu đó.
10 mẹo để họp hiệu quả
Mục tiêu. Hãy tự mình xác định xem bạn cần tổ chức một cuộc họp với mục đích gì? Bạn muốn nhận được kết quả gì và dưới hình thức nào khi kết thúc cuộc họp? Có những quyết định nào được đưa ra không? Những khó khăn nào có thể phát sinh và làm thế nào để hóa giải chúng? Mục tiêu của những người tham gia cuộc họp trùng khớp / khác nhau ở mức độ nào? Xung đột mục tiêu có khả thi không? Giai đoạn đầu tiên được thực hiện càng cẩn thận thì càng ít nảy sinh sự phản kháng trong cuộc họp
Những người tham gia. Thành phần của những người tham gia cuộc họp được hình thành tùy thuộc vào mục tiêu của nó. Mời những người có thể đóng góp thực sự quan trọng vào cuộc thảo luận về các vấn đề cuộc họp. Kiểm tra động cơ tuyển dụng một nhóm làm việc của bạn, bạn có đang biến các cuộc họp thành rạp hát của một diễn viên (chính bạn) không? Có thực sự đội hình này sẽ hiệu quả không? Cần liên tục thay đổi thành phần của những người tham gia, tạo thành từng người cho mỗi cuộc họp. Điều này sẽ giúp người quản lý tránh được những thói quen thường ngày và tác động tích cực đến sự năng động của nhóm
Sự sắp xếp. Chọn định dạng cuộc họp tốt nhất tùy thuộc vào nhiệm vụ của bạn. Nếu bạn cần, ví dụ
1) thông báo cho nhóm về những đổi mới
Tiến hành một “cuộc họp - thông điệp cung cấp thông tin”. Nhiệm vụ của một cuộc họp như vậy là thông báo cho những người tham gia càng nhiều càng tốt về những thay đổi sắp tới, mục tiêu là để giảm bớt sự phản kháng. Một công cụ tốt để giúp một nhà lãnh đạo sẽ là phân tích SWOT.
2) thiết lập nhiệm vụ và phân công trách nhiệm
"Lệnh họp". Một định dạng rất có cấu trúc và rõ ràng, kiểm soát tình hình, mục tiêu là phân phối trách nhiệm của những người tham gia một cách độc lập. Điều này sẽ làm giảm mức độ chỉ đạo có thể gây trở ngại cho việc thực hiện chất lượng các nhiệm vụ.
3) đi đến một quyết định chung
Tổ chức một "cuộc họp-đàm phán" trong đó bạn lắng nghe quan điểm của tất cả những người tham gia. Chiến lược cuộc họp đôi bên cùng có lợi, vai trò của người lãnh đạo là người điều hành. Các công cụ của định dạng này là động não, khảo sát nhiều vị trí, khảo sát bằng thẻ, sơ đồ phân tích vấn đề, v.v.
Sơ đồ phân tích vấn đề, T. Edmüller
4) kết hợp để giải quyết vấn đề
Cuộc họp hòa giải là hình thức tối ưu cho một cuộc họp như vậy. Điều rất quan trọng là tìm một người điều hành thích quyền của nhóm. Một nhà lãnh đạo có thể không phải lúc nào cũng là sự lựa chọn tốt nhất. Sẽ hiệu quả hơn nhiều nếu mời một chuyên gia bên ngoài (hòa giải viên, huấn luyện viên, nhà tư vấn)
5) thu thập ý tưởng
“Họp mặt - Động não” 100% sẽ là giải pháp tốt nhất trong trường hợp này. Điều chính trong định dạng này là tuân theo các quy tắc và thuật toán động não. Ngoài ra, hãy duy trì bầu không khí cởi mở và thoải mái, hãy nhớ rằng những lời chỉ trích sẽ giết chết hiệu quả của những cuộc họp như vậy
6) nâng cao năng lực
"Gặp gỡ-học hỏi". Định dạng này cho phép người lãnh đạo hoạt động như một nhà đào tạo hoặc huấn luyện viên. Chia sẻ thông tin hữu ích với cấp dưới, thảo luận về nó và lập kế hoạch bạn sẽ triển khai nó như thế nào vào chức năng hàng ngày. Một phát hiện tốt cho các nhà quản lý sẽ là các cuộc họp 30 phút vài lần một tuần / tháng, do họ tổ chức đặc biệt cho sự phát triển của cấp dưới. Một năng lực - một kỹ thuật phát triển - một kế hoạch hành động là một thuật toán thô cho các cuộc họp như vậy
Một nơi. Nơi bạn sẽ họp với nhóm của mình được xác định bởi mục đích và hình thức của cuộc họp. Hình thức đào tạo và “các cuộc họp hòa giải” có thể yêu cầu các phòng có kích thước và thiết bị khác nhau. Hãy suy nghĩ trước về điều này. Điều cần thiết là những người tham dự có thể nhìn thấy nhau và có thể giao tiếp bằng mắt với người lãnh đạo cuộc họp
Kế hoạch. Kế hoạch cuộc họp của bạn phải được viết thành văn bản. Trên thực tế, đây là một chương trình làm việc bao gồm các mục sau
- ngày, giờ, địa điểm
- mục đích của cuộc họp
- vấn đề được thảo luận
- kết quả mong muốn của cuộc họp và hình thức của nó
- định dạng
- người khởi xướng và người đang tổ chức cuộc họp
- danh sách những người tham gia, bao gồm cả những người được mời từ bên ngoài
Gửi kế hoạch cuộc họp cho những người tham gia cuộc họp, họ có thể muốn thêm câu hỏi của mình. Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể giải quyết nhiều vấn đề trong một cuộc họp
Quy tắc. Các quy tắc cơ bản để tiến hành cuộc họp do nhóm đặt ra và có thể khác nhau giữa các cuộc họp. Nhưng có những quy tắc vĩnh viễn, chẳng hạn như tuân thủ các mốc thời gian, thỏa thuận về người ra quyết định, các hạn chế do chính sách công ty áp đặt, các thỏa thuận về quản lý xung đột, v.v
Giao thức. Đây là một dạng tóm tắt của cuộc họp, trong đó mô tả tất cả các điểm chính của nó. Nó được chuẩn bị bởi thư ký của cuộc họp, dựa trên các ghi chú được thực hiện trong cuộc họp. Biên bản có chữ ký của người lãnh đạo, thư ký cuộc họp, cũng như những người tham gia chính (những người được chỉ ra trong kế hoạch hành động). Một bản sao của biên bản được gửi cho tất cả những người tham gia cuộc họ
Thời gian. Quản lý thời gian là một trong những khía cạnh quan trọng của hiệu quả cuộc họp. Luôn bắt đầu cuộc họp vào thời gian đã định, vì sau này bạn sẽ không thể đạt được đúng giờ. Đặt khung thời gian cho tất cả các điểm trong kế hoạch và giám sát việc thực hiện chúng. Tuân theo quy tắc 60x20x20:
Dành 60% thời gian của bạn cho các vấn đề khẩn cấp / quan trọng.
Dành 20% thời gian cho các chủ đề không lường trước và các câu hỏi khẩn cấp đột ngột xuất hiện
Phân bổ 20% thời gian cho cái gọi là. nhu cầu xã hội - giải lao, ăn trưa, nói chuyện, v.v.
Phần kết. Để kết thúc cuộc họp tốt đẹp, hãy xem lại tinh thần đồng đội. Lưu ý những gì nhóm đã đạt được, xem qua các điểm của kế hoạch đã phát triển, đảm bảo rằng mọi người có mặt đều hiểu và ủng hộ những gì đã được lên kế hoạch. Vào cuối cuộc họp, hãy tạo một thông báo tóm tắt sẽ được gửi đến tất cả những người tham gia cuộc họp, kể cả những người vắng mặt. Ghi vào đó danh sách những người tham gia, các câu hỏi thảo luận chính, các quyết định đã đưa ra, một kế hoạch hành động và những người chịu trách nhiệm về từng điểm, thời hạn, điểm kiểm soát, ngày họp tiếp the
Sự kiểm soát. Tình huống mọi thứ kết thúc bằng một cuộc họp không phải là hiếm. Để hành động, bạn cần có mong muốn và động lực, cũng như khả năng kiểm soát việc thực hiện các quyết định. Xác định các điểm kiểm soát và những người chịu trách nhiệm trực tiếp trong cuộc họ
Khó tổ chức cuộc họp
1. Xung độ
Trong các cuộc họp, các tình huống xung đột thường nảy sinh. Đôi khi chúng bùng phát nhiều đến mức cuộc họp biến thành một luồng cáo buộc lẫn nhau và công kích cá nhân. Người quản lý phải làm gì trong trường hợp này?
- Hoãn cuộc thảo luận về vấn đề đang tranh cãi và giải quyết nó sau, trong khuôn khổ cuộc họp này. Vào thời điểm đó, niềm đam mê sẽ giảm dần và những người tham gia sẽ có thể thể hiện bản thân một cách xây dựng.
- Dịch giải pháp cho vấn đề ở định dạng cá nhân và gặp gỡ các bên xung đột bên ngoài cuộc họp chung
- Sửa câu hỏi và mời xem xét ở cuộc họp tiếp theo
- Đưa ra một thỏa hiệp
2. Rào cản giao tiế
Lời khuyên, đe dọa, chỉ trích, khiển trách, "chẩn đoán" và dán nhãn, khuyến nghị, mệnh lệnh, sáo rỗng và cách diễn đạt thông thường đều có thể là những trở ngại cho cuộc họp. Rào cản giao tiếp gây ra phản kháng và phản cảm. Điều quan trọng là người lãnh đạo phải nhận thấy những điều đó và thu hút sự chú ý của các thành viên trong nhóm làm việc đến chúng. Để loại bỏ các rào cản trong giao tiếp, hãy tạo ra một quy tắc làm việc bổ sung về vấn đề này. Và cũng cải thiện một cách có hệ thống năng lực giao tiếp của nhóm
3. Lỗ
Những bất lợi và sai lầm trong việc tiến hành các cuộc họp có thể được nhận thấy ở bất kỳ công ty nào. Điển hình nhất là:
- không tuân thủ các mục tiêu đã đặt
- không tuân thủ các quy định
- thiếu thông tin cho những người tham gia cuộc họp
- giữ nhân viên trong thời gian hiệu quả nhất
- áp lực từ người đứng đầu hoặc ngược lại, thụ động và liên quan
- không hành động sau cuộc họp
Các cuộc họp của bạn có thể trở thành một nguồn tài nguyên quản lý có giá trị hoặc một hố đen mà thời gian tan biến không dấu vết. Sự lựa chọn là của bạn.
Đề xuất:
Học Cách Giao Tiếp Hiệu Quả
Với liệu pháp, chúng tôi cải thiện cuộc sống của mình. Quá trình này không nhanh chóng và có trách nhiệm. Trong khi chờ đợi, chúng ta đang giải quyết các vấn đề nội bộ của mình, phải làm gì với những người xung quanh và với thứ tự hiện tại trong giao tiếp với họ?
Xây Dựng Cơ Cấu Tổ Chức Của Doanh Nghiệp Phù Hợp Với Các Phong Cách Lãnh đạo đã áp Dụng
Có nhiều cách phân loại các phong cách lãnh đạo được sử dụng trong các tổ chức. Các tác phẩm chính trong xu hướng này là các tác phẩm của: Kurt Levin, người chỉ ra các phong cách độc tài, tự do và dân chủ; Robert Blake và Jane Moughton, người đã xác định năm phong cách lãnh đạo chính:
Điều Gì Quyết định Hiệu Quả Của Một Nhà Kinh Doanh?
Nhận thức về các sự kiện trong thị trường ngách của bạn là chưa đủ, trở thành một người chuyên nghiệp thôi chưa đủ, bạn còn cần phải trở thành nhà tâm lý học của chính mình! Có, khả năng giải quyết các vấn đề cá nhân kịp thời và hiệu quả, đối phó với những phức tạp, nỗi sợ hãi của bản thân, để có thể vượt xa hơn, v.
Sức Mạnh Của Giao Tiếp Hoặc Làm Thế Nào để Trở Thành Một Bậc Thầy Về Giao Tiếp
Xin chào! Trong bài viết ngắn ngày hôm nay, tôi muốn chia sẻ với các bạn một vài chiến lược cơ bản sẽ giải quyết hầu hết các vấn đề trong giao tiếp | Thời gian đọc 3 phút Chúng ta không được dạy để giao tiếp đúng cách. Vì vậy, những người tài năng và xứng đáng nhất sẽ thua kém những người mới nổi và những người không đủ lòng tự trọng, vì họ luôn có điều gì đó để nói) - Nhiều người gặp căng thẳng khi giao tiếp và thu mình;
Cách Giao Tiếp Hiệu Quả Với Mọi Người - Những điều Bạn Cần Biết Và Làm điều Này
Tôi nghĩ rằng mọi người đều biết rằng việc phá vỡ ranh giới tâm lý ít nhất là điều khó chịu. Không phải ai cũng biết rằng ai cũng có ranh giới của riêng mình. Và mặc dù có một số tiêu chuẩn được chấp nhận chung (ví dụ: giữ khoảng cách với một người trong cuộc trò chuyện, không đặt câu hỏi quá riêng tư với những người không quen, v.
